Een open vacature kost een bedrijf gemiddeld tussen de 5.000 en 15.000 euro per maand, afhankelijk van de functie en sector. Dit bedrag bestaat uit directe kosten zoals advertentieuitgaven en recruiteruren, maar voor een groot deel ook uit indirecte kosten zoals productiviteitsverlies, overbelasting van collega’s en gemiste omzetkansen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over vacaturekosten, zodat je precies weet waar je op moet letten.

Welke kostenposten tellen mee bij een openstaande vacature?

Bij een openstaande vacature tel je meer mee dan alleen de kosten van een advertentie of een recruiter. De totale kosten per vacature bestaan uit directe en indirecte posten die samen snel oplopen. Denk aan advertentiekosten, interne recruiteruren, kosten voor screening en sollicitatiegesprekken, en de tijd die managers kwijt zijn aan het proces.

De indirecte kosten zijn vaak groter dan de directe. Zolang een functie niet is ingevuld, draait het team op minder capaciteit. Collega’s nemen taken over, wat hun eigen productiviteit verlaagt en het risico op uitval vergroot. Daarnaast lopen projecten vertraging op en kunnen klanten minder snel worden bediend.

Directe kosten: vacatureplaatsingen, jobboards, recruiteruren, assessments, reiskosten voor sollicitanten
Indirecte kosten: productiviteitsverlies bij het team, overwerk van collega’s, managementtijd, vertraagde projecten
Verborgen kosten: schade aan werkgeversmerk bij een lang openstaande vacature, verlies van klantvertrouwen

Een goede recruitmentstrategie zorgt ervoor dat je al deze posten in kaart brengt voordat je begint te werven. Zo voorkom je verrassingen achteraf en kun je een realistische inschatting maken van de totale vacaturekosten.

Hoe bereken je het productiviteitsverlies door een open vacature?

Productiviteitsverlies door een open vacature bereken je door de verwachte output van de openstaande functie te vermenigvuldigen met het aantal weken dat de vacature openstaat. Een vuistregel is dat een onvervulde functie gemiddeld 50 tot 70 procent van het jaarsalaris kost aan gederfde productiviteit op jaarbasis.

Stel: de openstaande functie heeft een bruto jaarsalaris van 60.000 euro. Bij een productiviteitsverlies van 60 procent loopt de schade op tot 36.000 euro per jaar, ofwel 3.000 euro per maand. Dat is alleen al het verlies door de lege stoel, nog los van alle andere kostenposten.

Daarnaast moet je rekening houden met het zogenoemde overloopeffect. Collega’s die tijdelijk extra taken overnemen, presteren minder goed op hun eigen werk. Dit verlaagt de totale teamprestatie verder, wat het werkelijke productiviteitsverlies in de praktijk hoger maakt dan de berekening op basis van één functie suggereert.

Wat is de gemiddelde doorlooptijd van een vacature in Nederland?

In Nederland staat een vacature gemiddeld tussen de zes en twaalf weken open, afhankelijk van de sector en het functieniveau. Voor specialistische of leidinggevende functies loopt de doorlooptijd regelmatig op tot drie tot zes maanden. Hoe langer een vacature openstaat, hoe hoger de totale recruitmentkosten oplopen.

De doorlooptijd wordt bepaald door meerdere factoren:

De schaarste van het gevraagde profiel op de arbeidsmarkt
De aantrekkelijkheid van het werkgeversmerk
De snelheid van het interne selectieproces
De kwaliteit en het bereik van de vacatureadvertentie

Bedrijven die actief werken aan hun employer brand en een strak wervingsproces hanteren, slagen er aantoonbaar beter in om vacatures sneller te vervullen. Een langere doorlooptijd is dus niet alleen een symptoom van een krappe arbeidsmarkt, maar ook van een proces dat om verbetering vraagt.

Hoeveel kost een slechte hire vergeleken met een open vacature?

Een slechte hire kost een organisatie doorgaans meer dan een vacature die langer openstaat. Schattingen vanuit de HR-sector gaan uit van twee tot drie keer het jaarsalaris van de betreffende medewerker, inclusief inwerkkosten, begeleiding, eventueel ontslag en de nieuwe wervingscyclus die daarna volgt.

Dit is een belangrijk inzicht bij het berekenen van vacaturekosten. De druk om snel iemand aan te nemen is begrijpelijk, maar overhaaste beslissingen leiden vaker tot een mismatch. Die mismatch resulteert in:

Extra inwerkkosten en managementtijd
Lager moraal in het team
Productiviteitsverlies tijdens de begeleidingsperiode
Kosten voor uitstroom en een nieuwe wervingsronde

Een open vacature is dus niet altijd het grootste probleem. Het vullen van een vacature met de verkeerde kandidaat kan uiteindelijk een veel hogere rekening opleveren. Dit onderstreept het belang van een zorgvuldig en goed ingericht wervingsproces.

Hoe verlaag je de kosten van een open vacature structureel?

De kosten van een open vacature verlaag je structureel door te investeren in een sterk werkgeversmerk, een efficiënt selectieproces en proactieve talentwerving. Wie alleen reageert als er een vacature ontstaat, is altijd te laat. Een duurzame aanpak richt zich op het aantrekkelijk zijn voor kandidaten voordat de behoefte urgent is.

Concrete stappen om recruitmentkosten te verlagen:

Analyseer je huidige wervingsproces en identificeer waar de meeste tijd verloren gaat
Investeer in employer branding zodat kandidaten jouw bedrijf al kennen voordat ze solliciteren
Bouw een talentpool op met geschikte kandidaten voor toekomstige vacatures
Versnel het selectieproces door duidelijke criteria en beslissingsbevoegdheden intern te beleggen
Meet doorlooptijden en kosten per vacature om verbeterpunten te identificeren

Door recruitment niet als een eenmalige actie maar als een continu proces te behandelen, dalen de kosten per vacature structureel en word je als werkgever aantrekkelijker voor de beste kandidaten op de markt.

Hoe Forp helpt bij het verlagen van je vacaturekosten

Wij begrijpen dat openstaande vacatures direct invloed hebben op je bedrijfsresultaten. Forp helpt organisaties om hun wervingsproces van de grond af aan te verbeteren, zodat vacatures sneller worden ingevuld met de juiste mensen en de kosten structureel dalen.

Wat we voor je doen:

Analyse van je huidige recruitmentproces om knelpunten en kostenveroorzakers in kaart te brengen
Opbouw van je werkgeversmerk zodat je aantrekkelijker wordt voor topkandidaten
Werving onder jouw bedrijfsnaam, waarbij alle kandidaten in jouw eigen database terechtkomen
Strategisch advies op maat afgestemd op zowel kortetermijnurgentie als langetermijnaantrekkingskracht
Ondersteuning door specialisten op het gebied van sourcing, jobmarketing en employer branding

Bedrijven die met ons samenwerken verlagen hun recruitmentkosten met tot wel 50 procent, terwijl ze tegelijkertijd een sterkere positie op de arbeidsmarkt opbouwen. Wil je weten wat een open vacature jouw organisatie nu kost en hoe je dat kunt verbeteren? Neem contact met ons op en we kijken samen naar de mogelijkheden.

Gerelateerde artikelen

13 oktober 2026 08:00

Hoe bereken ik wat een open vacature per maand kost?