Nl 
En 
De eerste indruk telt, vooral als het gaat om nieuwe medewerkers verwelkomen. Je hebt eindelijk die perfecte kandidaat gevonden en het contract is getekend. Maar wat gebeurt er tussen dat moment en de eerste werkdag?
Hier komt preboarding om de hoek kijken. Dit proces bepaalt vaak hoe betrokken en gemotiveerd je nieuwe teamlid vanaf dag één zal zijn. In deze gids ontdek je waarom preboarding zo’n game-changer is voor HR-professionals en leidinggevenden.
We nemen je mee door een stap-voor-stap aanpak, checklists en praktische tools. Alles wat je nodig hebt voor een vlekkeloze start van nieuwe collega’s.
Wat is preboarding?
Preboarding vormt de brug tussen het tekenen van het contract en de eerste werkdag. Het gaat verder dan alleen maar wachten tot iemand begint te werken.
Definitie van preboarding
Preboarding omvat alle activiteiten die plaatsvinden nádat iemand het contract heeft getekend, maar vóór de officiële startdatum. Denk aan het versturen van welkomstmails, het regelen van toegangspassen en het voorbereiden van de werkplek.
Een praktijkvoorbeeld: Stel je voor dat Marie volgende week maandag begint als marketingspecialist. Preboarding betekent dat ze deze week al een mail krijgt met praktische informatie, dat haar laptop wordt klaargezet en dat haar nieuwe teamgenoten weten dat ze eraan komt.
Het gaat om alle voorbereidende stappen die ervoor zorgen dat de nieuwe medewerker zich welkom voelt en goed voorbereid is.
Verschil met onboarding
Preboarding en onboarding vullen elkaar aan, maar hebben verschillende doelen en timings. Preboarding vindt plaats vóór de eerste werkdag en richt zich op voorbereiding en verwachtingsmanagement.
Onboarding start op dag één en concentreert zich op integratie in het team, het leren van processen en het opbouwen van vaardigheden. Waar preboarding draait om “klaar maken voor de start”, gaat onboarding voor nieuwe medewerkers over “succesvol worden in de rol”.
De overgang tussen beide processen moet naadloos verlopen voor optimaal resultaat.
Waarom preboarding belangrijk is voor betrokkenheid
Betrokkenheid ontstaat niet op de eerste werkdag, het begint al daarvoor. Medewerkers die zich vanaf het begin gewaardeerd voelen, tonen hogere engagement levels gedurende hun hele carrière.
Impact op employee engagement
Onderzoek wijst uit dat medewerkers die een gestructureerd preboarding-proces doorlopen, 82% meer betrokken zijn in hun eerste jaar. Deze vroege betrokkenheid vertaalt zich direct naar productiviteit en loyaliteit.
Deze betrokkenheid heeft ook financiële gevolgen, betrokken medewerkers presteren 23% beter dan hun minder betrokken collega’s.
Cijfers en statistieken
De cijfers spreken voor zich: organisaties met effectief preboarding zien 50% minder uitval in de eerste drie maanden. Zonder preboarding verlaat gemiddeld 17% van nieuwe medewerkers de organisatie binnen een maand.
Met een goed preboarding-proces daalt dit percentage naar slechts 7%. Voor een organisatie die jaarlijks 50 mensen aanneemt, betekent dit een besparing van vijf onnodige vervangingsprocessen.
De gemiddelde kosten voor het vervangen van één medewerker liggen tussen de €15.000 en €25.000, afhankelijk van de functie en het salarisniveau.
Voordelen van preboarding
Effectief preboarding levert concrete voordelen op die direct merkbaar zijn in je organisatie. Deze voordelen rechtvaardigen de investering in tijd en middelen ruimschoots.
Sneller op de werkvloer inzetbaar
Medewerkers die een goede preboarding hebben doorlopen, zijn gemiddeld drie dagen eerder volledig productief. Ze kennen de basis procedures al, hebben hun accounts en toegangen geregeld en weten wie hun collega’s zijn.
Dit betekent minder tijd besteden aan praktische zaken op dag één. In plaats van uren te zoeken naar de juiste formulieren of te wachten op IT-ondersteuning, kunnen nieuwe teamleden direct aan de slag met hun kerntaken.
Hogere retentie en minder verloop
Goede preboarding vermindert de kans op vroegtijdig vertrek aanzienlijk. Medewerkers die vanaf het begin een professionele en georganiseerde indruk krijgen, hebben meer vertrouwen in hun keuze voor jouw organisatie.
Betere employer branding
Een soepel preboarding-proces versterkt je reputatie als werkgever. Nieuwe medewerkers delen hun positieve ervaringen met hun netwerk, wat je employer brand ten goede komt.
Voor meer inzichten over het afstemmen van je wervingsproces op je organisatie-identiteit, bekijk onze gids over corporate recruiting strategieën.
Componenten van een effectief preboarding proces
Een succesvol preboarding-proces bestaat uit vier kerncomponenten die samen zorgen voor een naadloze overgang van kandidaat naar productieve medewerker.
Communicatieplan
Regelmatige en relevante communicatie vormt de ruggengraat van preboarding. Plan contactmomenten in vanaf de dag dat het contract wordt getekend tot aan de eerste werkdag.
Gebruik een persoonlijke, warme toon in alle communicatie. Vermijd formele HR-jargon en schrijf alsof je een nieuwe collega verwelkomt. E-mails moeten informatief zijn zonder overweldigend te worden.
Administratieve taken voor indiensttreding
Regel alle paperwork vooraf:
- Contractondertekening
- Het aanvragen van toegangspassen
- Het instellen van accounts
- Het regelen van werkplekapparatuur
Een tijdige afhandeling voorkomt stress en vertragingen op de eerste werkdag.
Maak een overzicht van welke documenten de nieuwe medewerker moet meebrengen en communiceer dit helder. Denk aan BSN-nummer, bankgegevens en eventuele diploma’s.
Persoonsgerichte introductie
Koppel nieuwe medewerkers al vóór hun startdatum aan een buddy of mentor. Deze persoon kan praktische vragen beantwoorden en zorgt voor een persoonlijke connectie met het team.
Organiseer informele kennismakingsactiviteiten, zoals een digitale meet-and-greet of een korte koffieafspraak met direct collega’s.
Digitale tools en software
Investeer in software die het preboarding-proces automatiseert en stroomlijnt. Denk aan HR-systemen die automatisch welkomstmails versturen en checklists genereren.
Voor een complete ondersteuning van je HR-processen, inclusief preboarding, kun je HR-dienstverlening overwegen voor professionele begeleiding.
Stappenplan voor preboarding
Een gestructureerde aanpak zorgt ervoor dat je niets vergeet en elke nieuwe medewerker dezelfde kwaliteit van service ontvangt.
Stap 1: voorbereiding voor eerste werkdag
Begin direct na contractondertekening met de voorbereiding. Verstuur binnen 24 uur een welkomstmail waarin je de nieuwe medewerker feliciteert en praktische informatie geeft over de komende periode.
Regel alle administratieve zaken: maak accounts aan, bestel apparatuur en bereid de werkplek voor. Informeer het team over de komst van de nieuwe collega en plan introductiemomenten in.
Stap 2: onboarding in week 1
Zorg dat de overgang van preboarding naar onboarding soepel verloopt. Plan in de eerste week concrete doelen en verwachtingen in, maar houd het overzichtelijk.
Combineer praktische onboarding-activiteiten met teamintegratie. Voor een uitgebreide aanpak van deze fase, biedt een onboarding programma complete ondersteuning.
Stap 3: nazorg en feedback
Organiseer in week 2-4 regelmatige check-ins om te horen hoe het gaat. Vraag actief naar feedback over het preboarding-proces en verbeter waar nodig.
Laat zowel HR als de direct leidinggevende betrokken zijn bij deze nazorg. Dit toont commitment en helpt bij het identificeren van verbeterpunten.
Best practices voor preboarding
Deze praktijktips helpen je om het maximale uit je preboarding-proces te halen en veel voorkomende valkuilen te vermijden.
Personaliseer de aanpak
Gebruik informatie die je tijdens het sollicitatieproces hebt verzameld om het preboarding persoonlijk te maken. Refereer aan gesprekken die je hebt gehad en toon dat je naar details hebt geluisterd.
Een voorbeeld: als iemand tijdens het gesprek vertelde dat ze graag koffie drinken, zorg dan voor een lekkere koffiemix in het welkomstpakket. Zulke kleine details maken grote indruk.
Werk met kant-en-klare templates
Templates zorgen voor consistentie en besparen tijd, maar houd ruimte voor personalisatie. Standaard e-mails en checklists voorkomen dat je belangrijke stappen vergeet.
Gebruik de templates die later in dit artikel staan als uitgangspunt en pas ze aan je organisatiecultuur aan.
Zorg voor samenwerking tussen afdelingen
Betrek alle relevante afdelingen bij het preboarding-proces: IT voor accounts en apparatuur, facilitair voor werkplekken en het team voor sociale integratie.
Maak afspraken over wie wat doet en wanneer. Een korte coördinatievergadering voorkomt misverstanden en zorgt voor een professionele uitstraling.
Preboarding checklist en templates
Een goede checklist is je beste vriend bij het implementeren van preboarding. Het voorkomt vergissingen en zorgt voor consistentie.
Voorbeeld checklist
- Contract en administratie: Contract versturen, ontvangstbevestiging, personeelsdossier aanmaken
- Communicatie: Welkomstmail versturen, praktische informatie delen, teamintroductie plannen
- IT en faciliteiten: Accounts aanmaken, apparatuur bestellen, werkplek voorbereiden
- Team en cultuur: Buddy toewijzen, teamleden informeren, welkomstpakket samenstellen
- Planning eerste week: Agenda maken, meetings inplannen, doelen bespreken
Downloadbare templates
Maak templates voor verschillende fasen van het preboarding-proces: welkomstmails, praktische informatieoverzichten en teamintroducties.
Zorg dat templates makkelijk aan te passen zijn voor verschillende functies en afdelingen. Een marketeer heeft andere informatie nodig dan een financieel medewerker.
Toepassen van de checklist
Integreer je checklist in bestaande HR-systemen voor automatische herinneringen en voortgangsmonitoring. Update de checklist regelmatig op basis van feedback en veranderende omstandigheden.
Wijs eigenaarschap toe: wie is verantwoordelijk voor welke onderdelen van de checklist en wat zijn de deadlines?
Preboarding e-mail voorbeelden
Concrete voorbeelden helpen bij het opstellen van effectieve communicatie. Hier vind je drie kant-en-klare templates die je direct kunt gebruiken.
Welkomstemail
Onderwerp: Welkom bij [Organisatienaam] – We kijken uit naar je start!
Beste [Naam],
Wat fijn dat je hebt gekozen voor [Organisatienaam]! We zijn enorm blij met je komst en kijken ernaar uit om je te verwelkomen in ons team.
Je start op [datum] als [functietitel]. Tot die tijd houden we contact en zorgen we dat alles klaarstaat voor een perfecte eerste dag.
De komende dagen ontvang je nog praktische informatie over je eerste werkdag. Heb je vragen? Neem gerust contact op.
Hartelijke groet, [Naam HR-medewerker]
Praktische info email
Onderwerp: Praktische informatie voor je eerste werkdag
Beste [Naam],
Nog [aantal] dagen tot je eerste werkdag! Hier vind je alle praktische informatie:
Tijd en locatie: Start om [tijd] bij de receptie van [adres] Wat meenemen: Identiteitsbewijs, BSN-uittreksel, bankgegevens Parkeren: Gratis parkeerplaatsen aan de achterzijde van het gebouw Lunch: We lunchen samen, dus dat regel ik
Je krijgt een rondleiding en ontmoet je directe collega’s. We houden de eerste dag luchtig zodat je rustig kunt wennen.
Tot maandag! [Naam]
Voorstel aan team email
Onderwerp: Nieuwe collega: [Naam] start als [functie]
Beste team,
Ik wil jullie graag voorstellen aan [Naam], die op [datum] start als [functietitel]. [Hij/zij] komt bij ons werken vanuit [achtergrond] en gaat zich bezighouden met [kerntaken].
[Korte persoonlijke info die relevant is voor het team]
Ik weet zeker dat [Naam] een waardevolle aanvulling wordt voor ons team. Laten we [hem/haar] een warm welkom geven!
Groet, [Naam leidinggevende]
Preboarding vs onboarding
Het is belangrijk om het verschil tussen preboarding en onboarding goed te begrijpen voor een succesvolle implementatie.
Belangrijkste verschillen
- Timing: Preboarding vindt plaats vóór de eerste werkdag, onboarding erna
- Focus: Preboarding richt zich op voorbereiding en verwachtingen, onboarding op integratie en ontwikkeling
- Doelen: Preboarding wil enthousiasme behouden en praktische zaken regelen, onboarding wil vaardigheden ontwikkelen en cultuur overbrengen
- Duur: Preboarding duurt enkele dagen tot weken, onboarding enkele maanden
Veelgestelde vragen over preboarding
Deze vragen komen regelmatig voorbij bij HR-professionals die aan de slag gaan met preboarding.
Hoe lang duurt preboarding?
Preboarding start direct na contractondertekening en loopt tot de eerste werkdag. Voor de meeste functies is een periode van 1-2 weken voldoende.
Bij senior functies of complexere rollen kan dit oplopen tot 3-4 weken. De sleutel is om contact te houden zonder te overweldigen.
Welke tools gebruik je voor preboarding?
Veel organisaties gebruiken HR-software voor automatisering van welkomstmails en checklists. Ook projectmanagement-tools helpen bij het bijhouden van alle stappen.
Voor kleinere organisaties kunnen eenvoudige tools zoals gedeelde spreadsheets en e-mailsjablonen al heel effectief zijn. Voor professionele ondersteuning bij het opzetten van effectieve HR-processen kun je contact opnemen met onze HR-specialisten.
Zo ga je aan de slag met preboarding
Preboarding is geen luxe meer, maar een noodzaak in de huidige arbeidsmarkt. De voordelen zijn duidelijk: hogere betrokkenheid, minder verloop en snellere productiviteit van nieuwe medewerkers.
Begin klein met een simpele checklist en enkele e-mailtemplates. Test wat werkt voor jouw organisatie en bouw het proces geleidelijk uit. De investering in tijd en middelen betaalt zich al snel terug door betere retentie en tevredenheid.
Vergeet niet om feedback te vragen aan nieuwe medewerkers over hun preboarding-ervaring. Hun input helpt je het proces te verbeteren en aan te passen aan de behoeften van je organisatie.
Wil je hulp bij het opzetten van een effectief preboarding-proces dat past bij jouw organisatie? Neem contact met ons op met onze HR-experts. We helpen je graag bij het creëren van een welkomstervaring waar nieuwe medewerkers enthousiast van worden.
