Nl 
En 
De candidate experience, oftewel de ervaring die sollicitanten opdoen tijdens het volledige sollicitatieproces, bepaalt in grote mate hoe talent naar je organisatie kijkt. In de huidige krappe arbeidsmarkt, waar kandidaten vaak meerdere opties hebben, kan een positieve ervaring het verschil maken tussen het aantrekken van toptalent of het mislopen ervan.
Technologie en communicatie spelen hierin een doorslaggevende rol. Een goed opgezet proces met de juiste tools en heldere, persoonlijke communicatie zorgt ervoor dat kandidaten zich gewaardeerd voelen, zelfs als ze uiteindelijk niet worden aangenomen.
In dit artikel ontdek je praktische strategieën om de candidate experience te verbeteren in elke fase van het sollicitatieproces. We belichten de rol van technologie, het belang van communicatie en hoe je het succes van je aanpak meet.
Waarom een positieve candidate experience onmisbaar is
Een slechte candidate experience kan verstrekkende gevolgen hebben. Denk aan een sollicitant die wekenlang niets hoort na het insturen van een sollicitatie, of iemand die zonder toelichting wordt afgewezen na meerdere gesprekken.
De impact hiervan reikt verder dan je misschien denkt.
- Je employer brand komt onder druk te staan. Ontevreden kandidaten delen hun ervaringen met hun netwerk en soms online via platforms. Dit beïnvloedt hoe potentiële werknemers én klanten je bedrijf zien.
- Talentvolle kandidaten haken af. In een markt waar goede mensen schaars zijn, kun je het je niet veroorloven om talent te verliezen door een slecht proces.
- Het kost je meer tijd en geld. Een inefficiënt wervingsproces zorgt voor langere doorlooptijden en hogere kosten per hire.
Zelfs afgewezen kandidaten blijven belangrijk. Een respectvolle afwijzing kan ervoor zorgen dat deze mensen ambassadeur blijven van je merk, als potentiële klant of toekomstige werknemer.
Een overzicht van de candidate journey fases
De candidate journey omvat alle stappen die een sollicitant doorloopt in contact met jouw organisatie. Inzicht in deze reis helpt je de ervaring te optimaliseren:
- Oriëntatie & Awareness: De kandidaat ontdekt je bedrijf en vacature
- Sollicitatie: Het daadwerkelijk indienen van een sollicitatie
- Screening & Selectie: De beoordeling van de sollicitatie
- Gesprekken: Interviews en assessments
- Aanbod: Het arbeidsvoorwaardengesprek en contract
- Onboarding of Afwijzing: Het verwelkomen of respectvol afscheid nemen
Technologie als motor voor een betere kandidaat ervaring
De juiste technologie kan het recruitmentproces stroomlijnen en de ervaring voor kandidaten aanzienlijk verbeteren. Laten we kijken naar de belangrijkste tools en systemen.
Het Applicant Tracking System (ATS) als centraal punt
Een ATS vormt de ruggengraat van een modern recruitmentproces. Het ATS-systeem automatiseert de communicatie zoals bevestigingen na ontvangst van sollicitaties en statusupdates.
Het houdt alle kandidaatinformatie overzichtelijk bij op één plek, waardoor recruiters snel kunnen reageren. Dit zorgt voor een consistente eerste screening van sollicitaties, wat bijdraagt aan een eerlijker proces.
Het resultaat? Kandidaten ervaren een professioneler proces met snellere reacties en minder kans dat hun sollicitatie ‘verdwijnt in het systeem’.
Digitale tools voor efficiëntere screening
Naast een ATS kunnen specifieke digitale tools het screeningsproces versnellen.
Online assessments brengen bijvoorbeeld persoonlijkheid, vaardigheden of competenties in kaart zonder dat een fysieke ontmoeting nodig is. Asynchrone video-sollicitaties laten kandidaten zichzelf voorstellen op een moment dat hen uitkomt.
Deze tools bieden voordelen voor zowel de werkgever als de kandidaat. Ze maken het proces objectiever, besparen tijd en geven kandidaten de flexibiliteit om buiten kantoortijden te solliciteren.
Communicatieplatformen en chatbots
Moderne communicatietechnologie kan de informatiestroom richting kandidaten verbeteren. Zo geven kandidatenportals sollicitanten inzicht in de status van hun sollicitatie. Ze kunnen zelf checken in welke fase ze zitten zonder te hoeven bellen of mailen.
Chatbots beantwoorden 24/7 veelgestelde vragen over vacatures of het sollicitatieproces. Dit geeft kandidaten direct antwoord, ook buiten kantooruren.
Voor een optimale ervaring is het belangrijk dat deze systemen integreren met je ATS, zodat alle informatie op één plek beschikbaar is.
Personalisatie door technologie
Technologie klinkt misschien onpersoonlijk, maar het tegendeel is waar. De juiste inzet maakt juist meer persoonlijke aandacht mogelijk.
Door data uit je ATS slim te gebruiken, kun je gerichte berichten sturen die aansluiten op het profiel van de kandidaat. Content kan worden aangepast op basis van iemands achtergrond, functie of fase in het proces.
Denk aan een engineer die technische informatie over het bedrijf ontvangt, terwijl een marketingkandidaat meer content krijgt over de merkstrategie.
Communicatie als de sleutel tot een positieve beleving
Hoe geavanceerd je technologie ook is, uiteindelijk draait een goede candidate experience om menselijke communicatie. Het gaat om de manier waarop je informatie deelt en hoe je kandidaten betrekt bij het proces.
Transparantie over het proces
Kandidaten waarderen duidelijkheid over wat hen te wachten staat in het sollicitatieproces. Schets bij aanvang helder welke stappen er zijn in jouw sollicitatieproces en wat de verwachte doorlooptijd is.
Wees eerlijk over wat de functie inhoudt, inclusief uitdagingen. Rooskleurige verhalen die niet stroken met de realiteit leiden alleen tot teleurstelling later. Als er vertraging optreedt in het proces, communiceer dit direct. Niets is frustrerender dan wachten zonder te weten waarom.
Tijdige updates en reactiesnelheid
De snelheid van je reacties zegt veel over hoe belangrijk je kandidaten vindt. Stuur daarom direct een bevestiging na ontvangst van een sollicitatie. Dit geeft zekerheid dat de sollicitatie goed is aangekomen.
Houd kandidaten regelmatig op de hoogte, zelfs als er weinig nieuws is. Een kort bericht als “We zijn nog bezig met de selectie” is beter dan radiostilte. Beantwoord vragen van kandidaten zo snel mogelijk, idealiter binnen 24 uur. Dit toont respect voor hun tijd.
Persoonlijke benadering in communicatie
Zelfs bij een groot aantal sollicitaties kun je communicatie persoonlijk maken. Gebruik altijd de naam van de kandidaat in berichten. “Beste Mark” werkt beter dan “Geachte sollicitant”.
Verwijs naar specifieke elementen uit hun sollicitatie. Een opmerking als “Je ervaring bij XYZ sprak ons aan” laat zien dat je hun profiel echt hebt bekeken. Pas je communicatiestijl aan op de fase van het proces. Formeler aan het begin, warmer en informeler naarmate het contact vordert.
Geef feedback voor verbetering
Vooral bij afwijzingen maakt goede feedback naar de kandidaat het verschil. Constructieve feedback helpt kandidaten namelijk zich te ontwikkelen. Zelfs een korte toelichting over waarom ze niet doorgaan is waardevol.
Blijf respectvol en specifiek in je feedback. Focus op ontwikkelpunten, niet op persoonlijke tekortkomingen. Goede feedback, zelfs bij afwijzingen, versterkt je employer brand. Kandidaten waarderen eerlijkheid en de investering in hun ontwikkeling.
Optimalisatie per fase van de sollicitatieprocedure
Laten we per fase kijken hoe je met technologie en communicatie de ervaring kunt verbeteren.
Fase 1: Oriëntatie en de eerste indruk
De reis begint vaak op je website of via een vacatureplatform. Een aantrekkelijke en informatieve ‘werken-bij’ pagina geeft kandidaten een authentiek beeld van je bedrijfscultuur en collega’s. Zorg dat je site mobielvriendelijk is. Veel kandidaten oriënteren zich op hun telefoon.
Schrijf vacatureteksten in duidelijke taal zonder onnodig jargon. Dit maakt de functie toegankelijk voor een breder publiek.
Fase 2: Het sollicitatieproces zelf
Het daadwerkelijk solliciteren moet zo soepel mogelijk verlopen. Houd je sollicitatieformulier kort en relevant. Vraag alleen wat je echt nodig hebt in deze fase.
Bied de mogelijkheid om via LinkedIn te solliciteren. Dit bespaart tijd en vermindert de drempel om te reageren. Stuur direct een duidelijke bevestiging na het indienen. Kandidaten willen weten dat hun sollicitatie goed is ontvangen.
Fase 3: Screening en selectie transparant maken
Tijdens de beoordeling van sollicitaties is openheid belangrijk. Communiceer daarom duidelijk op basis van welke criteria je selecteert en welke stappen volgen.
Gebruik je ATS om kandidaten automatisch op de hoogte te houden van hun status. Als je assessments of tests gebruikt, leg goed uit waarom deze relevant zijn en hoe ze worden beoordeeld.
Fase 4: De sollicitatiegesprekken
Een gesprek is spannend voor kandidaten. Maak het ze zo aangenaam mogelijk.
Bereid je goed voor als interviewer of corporate recruiter. Niets is frustrerender voor een kandidaat dan een onvoorbereide gesprekspartner. Leg aan het begin duidelijk uit wat het doel en de structuur van het gesprek is.
Zorg voor een gastvrije ontvangst, ook bij online gesprekken. Een warme introductie breekt het ijs. Geef kandidaten ruimte om zelf vragen te stellen. Dit geeft ze inzicht en toont dat je hun mening waardeert.
Fase 5: Het aanbod (of de afwijzing)
De manier waarop je een aanbod of afwijzing communiceert, blijft lang hangen. Breng een aanbod daarom persoonlijk over, met enthousiasme en alle belangrijke details.
Communiceer afwijzingen tijdig en met respect. Geef zo mogelijk constructieve feedback. Laat afgewezen kandidaten weten dat je hun profiel bewaart voor toekomstige functies, als dit echt het geval is.
Fase 6: Een succesvolle onboarding start hier
De candidate experience loopt door tot na de acceptatie van het aanbod. Stuur nieuwe medewerkers vóór hun eerste werkdag welkomstinformatie en praktische details.
Gebruik digitale tools voor het efficiënt afhandelen van administratieve zaken. Plan daarnaast de eerste dagen/weken zorgvuldig om de nieuwe collega goed te laten landen.
Meten is weten
Om je candidate experience te verbeteren, moet je eerst weten waar je staat. Begin met het systematisch verzamelen feedback via korte enquêtes na sollicitaties of gesprekken.
Analyseer de data uit je ATS, zoals doorlooptijden en conversieratio’s per wervingskanaal. Gebruik deze inzichten om knelpunten te identificeren en gericht verbeteringen door te voeren.
Key metrics voor candidate experience
Focus op deze belangrijke meetpunten:
- Time-to-hire: De tijd tussen eerste contact en aanname. Een lang proces kan topkandidaten kosten.
- Source-of-hire: Via welke kanalen vind je de beste kandidaten? Dit helpt je wervingsinspanningen te focussen.
- Offer acceptance rate: Hoeveel kandidaten accepteren je aanbod? Een laag percentage kan wijzen op problemen in je proces.
- Candidate Net Promoter Score (cNPS): Zouden kandidaten je aanbevelen als werkgever? Deze score geeft inzicht in de overall tevredenheid.
Zet de volgende stap naar een top candidate experience
Een optimale candidate experience draait om de juiste balans tussen technologie en menselijk contact. Technologische tools als een ATS, online assessments en communicatieplatforms stroomlijnen het proces, terwijl heldere, persoonlijke communicatie voor warmte en betrokkenheid zorgt.
De voordelen zijn duidelijk: een sterker employer brand, betere hires en een efficiënter wervingsproces. Ook afgewezen kandidaten blijven positief over je organisatie.
Begin vandaag nog met het verbeteren van je candidate experience. Start klein, meet de resultaten en bouw verder op wat werkt. Elke verbetering telt.Wil je hulp bij het optimaliseren van jouw recruitmentproces en candidate experience? Neem contact met ons op en laat je adviseren over de beste aanpak voor jouw organisatie.
